Contemplaciones del Gobierno en temas societarios ante la emergencia sanitaria, económica, social y ecológica

En medio de la emergencia sanitaria, surgen múltiples preguntas de parte de los empresarios, sobre todo aquellas que tienen que ver con el cumplimiento de normas y obligaciones de reporte de información a entidades de gobierno.

A continuación, se exponen 3 temas:

1. Asambleas y reuniones del máximo órgano societario

Mediante el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, el gobierno reglamentó parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de los máximos órganos sociales, como consecuencia de las medidas por el COVID-2019.

Adicional a lo anterior, el gobierno emitió el Decreto 434 del 19 de marzo de 2020, en el que establece plazos especiales para la celebración de las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, con aplicación extensiva a todas las personas jurídicas, incluidas las propiedades horizontales.

Algunos ítems a tener en cuenta :

-) El representante legal de la sociedad debe dejar constancia en el acta del quorum requerido para deliberar según lo establecido en la Ley y en los estatutos.

-) Se debe verificar la identidad de los participantes virtuales para garantizar que estos mismos sean los socios o miembros de juntas directivas o a través de sus apoderados.

-) Todas las personas jurídicas, sin excepción, estan facultadas para aplicar las reglas previstas en el decreto en mención para la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados.

-) Si la asamblea no es convocada, esta se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de finalización de la emergencia, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

-) Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.

Con relación a este mismo tema, la Superintendencia de Sociedades emitió dos (2)  circulares:

La Circular 100-000002 del 17 de marzo de 2020, en la que informa a los administradores y revisores fiscales de sociedades comerciales, empresas unipersonales, las instrucciones y recomendaciones a los supervisados frente al desarrollo de reuniones del máximo órgano social, a propósito de la declaración de emergencia sanitaria de/país por el CO VID- 19.

Y la Circular 100-000004 del 24 de marzo de 2020,  que adiciona a la Circular 100-000002 del 17 de marzo de 2020 lo previsto en el Decreto 434 de 2020 y se informa de ello a los administradores y revisores fiscales de sociedades comerciales y empresas unipersonales.

2. Ampliación de plazos para renovación de la matrícula mercantil

Teniendo en cuenta que el Código de Comercio  establece que la matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año y que el inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo cualquier cambio de domicilio y demás cambios referentes a su actividad comercial, sucursales, establecimientos de comercio, como medida en la emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, emitió el Decreto 434 del 19 de marzo de 2020.

Según el decreto mencionado, el plazo especial se extiende hasta el día tres (3) de julio de 2020 para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y los demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social RUES.

3.  Modificación de los plazos para el reporte de los estados financieros del año 2019 a la Superintendencia de Sociedades

La Superintendencia de Sociedades tomó la determinación de modificar el calendario para la presentación de los estados financieros de las empresas con corte al 31 de diciembre de 2019, establecidos en la Circular Externa No. 201-000008 del 22 de noviembre de 2019. 

Es así como los nuevos plazos para la presentación de estados financieros individuales y separados iniciarán desde el martes 14 de abril y terminarán el martes 12 de mayo, de acuerdo a los dos últimos dígitos del NIT de la empresa, según lo señala la Circular 100-000003 de 17 de marzo de 2020.

A continuación, el nuevo calendario a tener en cuenta: 

Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información año 2020	Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información año 2020
01-05	Martes 14 de abril	51-55	Martes 28 de abril
06-10	Miércoles 15 de abril	56-60	Miércoles 29 de abril
11-15	Jueves 16 de abril	61-65	Jueves 30 de abril
16-20	Viernes 17 de abril	66-70	Lunes 4 de mayo
21-25	Lunes 20 de abril	71-75	Martes 5 de mayo
26-30	Martes 21 de abril	76-80	Miércoles 6 de mayo
31-35	Miércoles 22 de abril	81-85	Jueves 7 de mayo
36-40	Jueves 23 de abril	86-90	Viernes 8 de mayo
41-45	Viernes 24 de abril	91-95	Lunes 11 de mayo
46-50	Lunes 27 de abril	95-00	Martes 12 de mayo

Tomado de: http://www.comunidadcontable.com/