Copropiedades: ¿Cómo contabilizar los bienes comunes?

Los bienes comunes no deben reconocerse como activos en los estados financieros de la copropiedad, a menos que hayan sido desafectados siguiendo los lineamientos de la Ley 675 de 2001.

Conozca más detalles sobre el tratamiento contable de los bienes comunes de las propiedades horizontales.

De acuerdo con el artículo 19 de la Ley 675 de 2001, los bienes comunes son aquellos que facilitan el uso, conservación y explotación de los bienes privados y, por lo mismo, pertenecen de forma conjunta a todos los copropietarios.

Los bienes comunes se clasifican en esenciales, no esenciales, de uso exclusivo y desafectados. “únicamente los bienes comunes desafectados son susceptibles de reconocerse como activos en los estados financieros de la copropiedad”

De estos, únicamente los bienes comunes desafectados son susceptibles de reconocerse como activos en los estados financieros de la copropiedad. Veamos por qué:

Bienes comunes esenciales

Los bienes comunes esenciales son aquellos que son imprescindibles para la existencia, conservación y seguridad de la copropiedad. Ejemplos de bienes comunes son el terreno, las instalaciones de servicios públicos, los ascensores y las fachadas.

Estos bienes no pueden ser reconocidos como activos en los estados financieros de la copropiedad, por cuanto pertenecen a los copropietarios; por tanto, cuando la copropiedad adquiere, construye, repara o realiza mantenimientos sobre este tipo de bienes debe contabilizar un gasto en su estado de resultados.

Ejemplo:

Una copropiedad adquirió un ascensor por valor de $30.000.000, para lo cual recaudó una cuota extraordinaria.

El ascensor es un bien común esencial. Por ello, la copropiedad no puede contabilizarlo como un activo, sino como un gasto en el estado de resultados.

1. Recaudo de la cuota extraordinaria

Como la copropiedad obtiene los recursos del cobro de una cuota extraordinaria a los copropietarios, contabiliza este valor como un pasivo diferido (ingresos recibidos por anticipado). Este pasivo diferido deberá amortizarse cuando se efectúe la compra del ascensor.

El registro contable es el siguiente:

Cuenta	Débito	Crédito
Activos – bancos	$30.000.000
Pasivos – ingresos recibidos por anticipado – cuotas extraordinarias		$30.000.000

2. Compra del ascensor

Cuando la copropiedad realiza la compra del ascensor, lo contabiliza como un gasto en el estado de resultados, así:

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos por compra de ascensor	$30.000.000
Activos – bancos		$30.000.000

3. Amortización de la cuota extraordinaria

Al tiempo que registra la compra del ascensor, la copropiedad debe amortizar los ingresos recibidos por anticipado, con el fin de no afectar sus resultados, tal como se muestra en la siguiente contabilización:

Cuenta	Débito	Crédito
Pasivos – ingresos recibidos por anticipado – cuotas extraordinarias	$30.000.000
Ingresos para compra de ascensor		$30.000.000

Bienes comunes no esenciales

Son todos los bienes que no clasifican como bienes comunes esenciales, tales como la piscina, cancha, gimnasio o el salón de reuniones.

Los bienes comunes no esenciales, como veremos más adelante, solo pueden reconocerse como activos en los estados financieros de la copropiedad cuando hayan sido desafectados.

En ese sentido, cuando se adquieran, construyan, reparen o realicen mantenimientos sobre bienes comunes no esenciales, con cuotas ordinarias o extraordinarias, se reconocen como gastos en el estado de resultados, a menos que pueda demostrarse que existe un proceso de desafectación.

Bienes comunes de uso exclusivo

Son bienes comunes que se destinan al uso exclusivo de algunos copropietarios en razón a su localización (por ejemplo, los parqueaderos destinados a los vehículos de los propietarios del edificio).

Estos bienes tampoco pueden ser reconocidos como activos en los estados financieros de la copropiedad.

Bienes comunes desafectados

Los bienes comunes desafectados son aquellos que pasan a ser legalmente de la propiedad horizontal mediante escritura pública, previa autorización de la asamblea de propietarios con el voto favorable de al menos el 70 % de los coeficientes de los copropietarios.

Dado que los bienes comunes desafectados pasan a ser de dominio de la propiedad horizontal, pueden reconocerse como activos en los estados financieros cuando se adquieran, construyan o se realicen reparaciones importantes sobre ellos.

Cuando se trate de mantenimientos, la copropiedad debe reconocerlos como un gasto en su estado de resultados.

Ejemplo:

Supongamos que una copropiedad decide construir una cancha por valor de $60.000.000, para lo cual recauda dos (2) cuotas extraordinarias por valor de $30.000.000.

Como se trata de un bien común desafectado, la copropiedad lo reconoce en sus estados financieros como un activo.

Cuando la entidad recauda la cuota extraordinaria, debe registrarla como un ingreso recibido por anticipado (pasivo diferido) y luego amortizarla contra los ingresos en el estado de resultados, en la medida en que el activo se amortice o se deprecie como resultado del consumo de los beneficios del activo. De esta forma, el efecto en el estado de resultados es $0.

1. Recaudo de las cuotas extraordinarias

Cuando la copropiedad recauda la primera y segunda cuota, realiza los siguientes registros:

Cuenta	Débito	Crédito
Activos – bancos	$30.000.000
Pasivos – ingresos recibidos por anticipado – cuotas extraordinarias		$30.000.000

Cuenta	Débito	Crédito
Activos – bancos	$30.000.000
Pasivos – ingresos recibidos por anticipado – cuotas extraordinarias		$30.000.000

2. Construcción de la cancha

Cuando la entidad realiza los desembolsos para la construcción de la cancha reconoce el activo en sus estados financieros:

Cuenta	Débito	Crédito
Activos – propiedad, planta y equipo – cancha	$60.000.000
Activos – bancos		$60.000.000

3. Amortización de las cuotas extraordinarias y depreciación del activo

La copropiedad define la vida útil de la cancha en 20 años; por tanto, mensualmente registra un gasto por depreciación de $250.000 ($60.000.000 / 20 años / 12 meses).

En la medida en que se registra este gasto por depreciación, amortiza el mismo valor de las cuotas extraordinarias contabilizadas como un pasivo diferido, tal como se muestra en el siguiente registro:

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos por depreciación	$250.000
Activos – propiedad, planta y equipo – depreciación acumulada		$250.000
Pasivos – ingresos recibidos por anticipado – cuotas extraordinarias	$250.000
Ingresos para construcción de cancha		$250.000

Tomado de: https://actualicese.com/